专注 25 分钟的高效工作法

文 / 洪雯妮

你是否也在工作时遇过这样的状况——看着排得满满的待办事项,想快速有效率地一项一项“消灭”它们,但进度总有不如预期的时候——做了大半天的工,只完成了待办事项中的第一项。这时,你的动力也被消磨殆尽,担心工作无法完成的压力也随之而来。 

会出现以上进度被严重拖慢的情况,或许不是你不够认真,而是你在工作中接二连三地被干扰。你选择放下计划中的工作,优先处理突如其来的干扰,最后耽误了工作进度。 

如何能高效率地完成计划好的工作,又能及时处理每一个突如其来的干扰呢?《间歇高效率的番茄工作法》的作者弗朗切斯科·奇里洛(Francesco Cirillo)在 1980 年代末发明的番茄工作法(The Pomodoro Technique),或许能解决你的烦恼。 

所需材料 

1. 计时器 
2. 今日待办工作表 
3. 活动清单(一切任务库存) 
4. 记录表(原始数据) 

完整流 

1. 计划: 
一天开始,从活动清单中挑选出今天需要完成的任务,按优先顺序排列在今日待办中。 

2. 追踪: 
设立 25 分钟的倒计时,从今日待办中的第一项任务开始工作。 

在这 25 分钟内,不可以做当前任务外的任何事情,也不可以被其他人或事打断。否则,这是个烂番茄,需要重新开始。 

25 分钟结束后,在今日待办中对应的任务后面,做个“X”记号,然后休息 5 分钟。在这 5 分钟里,不建议思考工作,给大脑增加负担;建议做简单的休息,例如呼吸或走路、上个厕所或听个音乐,好好放松 5 分钟后,再继续工作。每 30 分钟(工作 25 分钟 + 休息 5 分钟)就是一个番茄钟;每 4 个番茄钟后,就休息 15-30 分钟。 

完成一项任务后,就把任务划掉。如果完成任务时番茄钟还没结束,就回顾和检查刚才的任务直到番茄钟结束;如果完成任务时才用了 5 分钟,就作废此番茄钟。 

如此重复,直到一天的工作结束。 

3. 记录: 
在记录表上写上具体的日期、时间、任务以及番茄钟数量。当然,可以备注获得的成果和遇到的问题,这些将是你的原始数据。 

4. 分析: 
从原始数据中分析出有用的资讯。比如,你在哪项任务用了过多的番茄钟?哪些地方可以更高效? 

5. 可视化处理: 
把觉得有效的信息标示出来,以便在长期实践中,督促自己进步。 

使用原 

1. 番茄钟不可分割,没有半个番茄钟或三分之一个番茄钟; 
2. 番茄钟开始后就不能做当前任务外的其他事情或被其他人事物打断,否则,这是个烂番茄,需要重新开始; 
3. 需要 5-7 个番茄钟的任务需再拆解成小任务,易于估算和执行; 
4. 若一项任务所需时间不足一个番茄钟,可与其他任务合并成一个番茄钟。 

对抗干 

番茄钟讲求专注工作、不被打扰的 25 分钟,因此作者把工作中时常出现的干扰,分为内在和外在干扰,并提供对应的方式。 

内在干扰主要是由于自身不够专注引起的,例如找东西吃、突然想起还没处理的工作、浏览社交媒体等等。对此,作者建议在内在干扰出现时,先问问自己是否需要现在就处理。如果不是,就在今日待办中对应的任务旁边做个简单记号(例如*),并记录在待办事项表格中,然后继续工作直到番茄钟响起。 

外在干扰主要来自他人,例如突如其来的电话、讯息、同事的打扰等等。对此,作者建议可以把来电转至语音信箱、关闭讯息通知以及礼貌地和对方说手上有重要的事情要处理,然后在今日待办中对应的任务旁边做个和内在干扰不同的简单记号(例如-),再继续工作直到番茄钟响起,再处理这些外来的任务。作者认为,生活中需要马上处理的事情其实并不多,马上处理和 25 分钟后再处理,对于事情的影响其实不大。 

番茄工作法除了强调 25 分钟的工作和 5 分钟的休息,其实也注重计划、记录和反思。许多人都听过番茄工作法,但完整的使用方法未必晓得,希望这篇文章能让你更了解番茄工作法如何提高工作效率。或许因为工作性质,你无法完全依照番茄工作法工作,但可以酌情选择其中对你有效的重点作为参考。 

最后的趣味小知识——为什么番茄工作法叫番茄工作法?因为作者在发明这个工作法时,使用了一个长得像番茄的厨房计时器计时,于是取番茄的意大利文——Pomodoro发明了 The Pomodoro Technique(番茄工作法)。这样的取名方式是不是很随性、很可爱呢? 

更多番茄工作法的使用方法和细节说明,请参阅文章的资料来源: 
1. 【维基百科】番茄工作法
2.【Youtube】6 分钟重新认识番茄工作法
3. 【Youtube】番茄工作法

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