实习生该如何有效提问?

文 / 张淑钧

实习生初入职场,难免会遇到不熟悉的工作范围,或与过往在校内参与活动时截然不同的企业行事风格。职场不同于学校,在没有老师的指导下,实习生该如何有效提问,才能让同事、上司和老板乐意提点、指教呢?

别害怕提问

大多数实习生都没有正式的工作经验,因此第一天上班时可先提出问题以了解公司的行事风格,如“办公室的标准作业程序如何?”“工作完成后应该要跟谁汇报?”等。对基本作业程序有一定的了解,实习生才能尽快熟悉工作。

实习生有时候会害怕“问错问题”,即便听到不熟悉的专业用语,或被分配到不曾尝试的工作时,也不敢提问。殊不知“不敢提问”正是职场大忌。

如果能透过网络搜索得到答案的问题大可不必提出,但遇到没接触过的术语或工作,则要避免不懂装懂,以免搞错工作要求。

思考后提问

提问之前,先尝试理解及分析内容,避免盲目询问导致占用对方太多时间。

举个例子,上司让你负责为某客户撰写文案,与其问“我该怎么开始写?”,不如先上网搜索文案撰写相关资讯。情况允许的话,我们也可以询问上司是否有客户案例供参考。

遇到技术上的问题,先尝试搜索解决方法。若还是无法解决,我们可以这样提问:

“对于这个问题,我试过了 A 和 B 这两个方法,但还是无法解决。请问你遇过类似的情况吗?”

提问时一并说明我们试过哪些方法,能节省对方重复无效方法的时间。

先尝试完成任务,再明确地提问。这样不仅能让对方快速掌握你遇到的问题并给予答复,也能避免给人留下毫无准备、工作不积极的印象。

重点性提问

每个人都有自己的工作,为了节省彼此的时间,提问时要避免问题过长。若是要确认自己理解到的资讯是否正确,我们可以将问题转换成选择题和是非题:

“想跟您确认,这份报告需要___,对吗?”

“这是否可以理解为___?”

实习生若能主动表现自然是个加分项,但如何有礼貌地提出建议也是非常重要的。遇到需要和对方一起讨论的事项,可在提问时将预设的想法一同提出:

“关于这个项目,我目前设想了大致的架构,不过不知道合不合适,可否先请你过目?”

分析问题再有意识地提问,能让上司知道你“能听懂工作指示并清楚知道该怎么执行”,自然也更愿意和你沟通。

认真做功课,态度要端正

提问的礼仪非常重要,因此千万别忘了说“谢谢”“请”“麻烦了”这类用语。如果是在会议中途提问,也要避免打断他人说话,并举手示意。

实习是大专院校的必修课程,也是大学生正式踏入职场前的预习。因此,问完问题后要适当做笔记,才能避免在同样的问题或错误停滞不前。

懂得提问即表示有思考及表达能力,而且乐于沟通和学习。如果不问,上司就无法得知你的工作能力和进步空间,你也无法从职场前辈身上学到额外知识。因此,掌握提问技巧,保持积极的工作态度,才能避免自己被贴上“饭来张口型职员”的标签。

Featured Image: Photo by Amy Hirschi on Unsplash

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