职场必知的五大电邮技巧

文 / 黄佩琪

电邮(Email)是职场的必备沟通工具,打破了时间和空间的限制,让上班族在讨论公事时,有了更正式的管道。

然而,许多社会新鲜人甚至是职场老鸟很容易“误用”电邮,把电邮当作即时聊天工具来使用,不一次性交代清楚,而是一封接着一封把电邮送出。如果是求职,这就犯上了大禁忌呀!

到底哪些方法可以提高电邮的沟通效率?

1. 使用不同的工作和个人电邮

如果公司有为员工准备公司的工作电邮,那就不是一个问题。若公司是没有注册自己的电邮,员工就需要把工作电邮和个人电邮分开,而且在选名字上就直接用上自己的名字。千万别使用 Honey、Dear、Doraemon这种令人尴尬的名字哦!

2. 一定要打上邮件标题

标题清晰到位,让收件人一看便知道这封电邮的来意,会大大提高收件人点击阅读那封电邮。尤其是求职、推销电邮等首次接触的陌生人,若标题不清楚或标题栏空着,收件人可能连点击的兴趣都没有。

另外,也切忌将一堆的信息放在标题栏里。

3. 内容清楚简洁

发送之前,再三确认内容的流畅度,避免太长或太复杂。若有不同的重点想要强调,不妨列出要点1、2、3,也能避免收件人漏读重点。

一些开放式的问题,如“如何提升公司业绩”这类需要深入讨论的课题,不是通过电邮三言两语就能完成的,就直接安排会议。

4. 过滤要转寄的电邮

节省收件人的时间,是电邮礼仪。虽然转寄这个功能非常方便且好用,但要转寄之前,记得过滤掉一些不必要的信息,避免收件人收到一连串或无关紧要的信息。只把有价值、重要的信息传达给对方,也是尊重他人的表现。

5. 签名档清晰明了

签名信息不宜过多。在签名档简化自己的签名、职位名称,让对方能快速找到联系号码和地址。若在结尾处放上太多的资料,反而会混淆收件人。

部分职场人士误以为写电邮需要好文笔,其实更重要的是“资讯”,把要表达的信息交代清楚,才能避免不必要的误解。一封好的电邮除了能够有效地传递信息,协助彼此省时省力,还能展现出自己的专业能力。

把这些电邮小技巧记下来,做个人人都愿意和你合作的工作伙伴吧!